レイテラスでバーチャルオフィス提携開始

Evernote Businessの利用シーンや使われ方、メリット・デメリットを解説します

ドキュメント管理ツールといえば「Evernote」「Notion」「Confluence」などさまざまあります。

ただし、プロジェクトの規模に合わない、英語表示しかない、課金しないと機能が不充分など、適切なドキュメント管理ツールの選定は難しいものです。

今回ご紹介するEvernote Business(エバーノート ビジネス)は、古くから非常に多くのユーザーに使用されているドキュメント管理ツールです。

初めて使う方もすぐに使いこなすことができ、情報管理に適したツールです。

ちょっとした個人のタスクの管理から、小規模のドキュメント管理におすすめのツールです。

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レイテラス(Ray Terrace)
コワーキングスペース
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Evernote Businessは小~中規模のプロジェクトにおすすめのドキュメント管理ツール

Evernote Businessは、2011年に日本版のサービスが開始され、今日多くの人に使われているドキュメント管理ツールです。

スペース>ノートブック>ノートと階層別に情報を整理でき、表や画像表示もできる優れたドキュメント作成ツールでもあります。

少人数でドキュメントを管理するのであれば、このEvernote Businessをおすすめします。

次章ではメリット・デメリットという形でさまざまな特徴を紹介します。

サービス名 Backlog Microsoft-To-Do Todoist チームハック Trello Jotto Notion Evernote Business ClickUp monday.com Wrike Zenhub Jira Redmine Asana
規模感 個人または小規模のプロジェクト向け 個人または小規模のプロジェクト向け 小規模から中規模プロジェクト向け 小規模から中規模プロジェクト向け 小規模から中規模プロジェクト向け 小規模から中規模プロジェクト向け 小規模から中規模プロジェクト向け 小規模から中規模プロジェクト向け 小規模から中規模プロジェクト向け 小規模から中規模プロジェクト向け 小規模から中規模プロジェクト向け 小規模から中規模プロジェクト向け 小規模から大規模プロジェクト向け 小規模から大規模プロジェクト向け 小規模から大規模プロジェクト向け
価格 ¥0/¥2,400/¥11,800/¥19,800/¥50,000 無料 ¥0/¥338/¥558 ¥0/¥1,200/¥1,500 無料(有料プランあり) ¥0/¥500/¥1,300 $0/$4/$8/$20 ¥0/¥600/¥1,100 $0/$5/$9 ¥0/¥900/¥1,100/¥1,800 $0/$9.80/$24.80 $0/$7.95/$12.45 1ユーザーあたり¥0/¥1,200/¥1,670 無料(サーバーの用意が必要) 1ユーザーあたり¥0/¥1,200/¥2,700
機能 バージョン管理やWikiや、ガントチャート、カンバン等多機能。 リスト方のタスク管理特化 リストやボード表示機能 ドキュメント管理やタイムトラッキング機能 カンバンがメイン。拡張機能等でガントチャートも可能。 カンバンやガントチャート カンバンやガントチャートなど多機能。 ドキュメント管理に長けている。 カンバンやガントチャートなど多機能。 カンバンやガントチャートなど多機能。拡張性も高い。 チャットや、ガントチャート等多機能。 スクラム開発特化 多機能かつ拡張可能 多機能かつ拡張可能 多機能かつ拡張可能
備考 日本の会社のサービス。導入しやすく、また使いやすい。 Microsoftのサービス。導入しやすく、また使いやすい。 導入しやすく、また非常にUIが良く、使いやすい。 国産のツールで使いやすい。作業時間の記録も残せる 無料が利点だが多人数やタスクが多いプロジェクト管理には不向き。 国産のツール。UI/UXはGoodpatchが担当 UIや機能が整理されていて非常に使いやすい。 ドキュメント管理ツールとしては古くから親しまれているツールです 非常に多機能でこれから日本でも広まる新しいプロジェクト管理ツール 非常に多機能で拡張性の高いプロジェクト管理ツール Wikiのように情報をまとめやすく、また情報の表示切り替えも優れている エンジニアチームに特化したプロジェクト管理ツール。GitHubとの親和性も高い。 比較的新しいサービスでUIが独特。ただし、ツールに使い慣れてない人は馴染みにくいのが難点。 昔から多くの企業で使われているツールで馴染みやすい。堅実だが環境構築や拡張性、保守など、メンテナンスコスト高め。 UI機能が非常に優れたサービス。独自の機能を搭載しているが、古いプロジェクト管理ツールに慣れている人には合わない傾向。
プロジェクト管理ツールの比較

Evernote Businessのメリット

Evernote Businessのメリットは、初見でも瞬時にわかる使いやすいUIです。

ひとつずつ細かく解説します。

無料のプランから用意されている

Evernote Businessは、個人であれば無料で使うことができます。

ただし同期できる端末は2台までに限られているので注意ください。

プラン月額料金同期できる端末数共有スペース
ベーシック無料2台無し
プレミアム¥600制限なし無し
Business¥1,100制限なし有り
Evernoteの料金プラン

詳しいプランの比較は公式サイトを参考ください。

クラウドでデータ管理・マルチデバイス対応

Evernote Businessのデータは、クラウドで同期して保存されています。

ネットが使えないオフライン環境でも編集できるのも特徴です。

さらにPC版だけではなく、アプリ版(iOS/Android)もあるので、携帯やタブレットでも作成したドキュメントの同期が可能です。

また、Googleアカウントがあればすぐに始められるので、すぐにチーム単位でのドキュメントが作成できます。

超使いやすいUI

Evernote Businessは日本でサービスを開始されて11年。

その間にUI等が何回も改善され、UI/UXの操作性がとても優れています。

左メニューから「スペース>ノートブック>ノート」と探したい情報にすぐにアクセスできます。

ドキュメントが多機能

Evernote Businessは、ドキュメントをただ作成するだけでなく、検索機能と保存できるデータの種類が豊富と多機能ですぐれています。

全文&PDF内&手描き文字検索

検索機能も優秀で、目的の情報をすぐに探すことができます。

Webクリッパー&書類のスキャン

サイトをそのままの見た目の状態で保存することができます。

また、書類をスキャンしたり音声もストックできるのが、Evernote Businessの特徴です。

豊富なテンプレート

ドキュメントを0から作り込むのは大変です。

Evernote Businessには、日本人向けに作られたテンプレートが用途別に多数用意されています。

見た目もいいので、まずはテンプレートからドキュメントを始めることをお勧めします。

表作成もでき、ちょっとしたプロジェクト管理も手動ですが、作成することができます。

他サービスとのデータ連携

Evernote Businessは他サービスとの連携も可能です。

  • Gmail
  • Outlook メール
  • Google ドライブ
  • Slack
  • Microsoft Teams

同期することで、データのアクセスが容易になり、より効率よく作業するために活用することをお勧めします。

Evernote Businessのデメリット

新しいプロジェクト管理ツールであるEvernote Businessですが、もちろんメリットばかりではありません。

デメリットもいくつかピックアップしました。

有料じゃないと機能が足りない

個人の無料版だとドキュメントを複数人で共有できないだけでなく、別デバイスとの連携もできません

Evernote Businessの良さを最大限に活かすのであれば、有料版も試してみましょう。

プロジェクト管理の用途としては難しい

Evernote Businessは、情報を管理することは得意ですが、プロジェクト管理には向いていません。

表を作成してタスクを割り振ったり、タスクの状態の表示変更は手動でできても、ガントチャートに変更したり期日を計算したりというような、基本的なプロジェクト管理に関する機能はありません。

プロジェクトのドキュメント管理としては優秀なツールなので、別のプロジェクト管理ツールと合わせて使うことをおすすめします。

他サービスとの連携不足

Evernote Businessは、他サービスとの連携はまだ5つだけです。

  • Gmail
  • Outlook メール
  • Google ドライブ
  • Slack
  • Microsoft Teams

とくに、プロジェクト管理ツールとの連携が弱いので、今後のアップデートに期待したいところ。

まとめ

Evernote Businessについて、メリット・デメリットなどをまとめました。

導入に際し、決め手になりうるメリット・デメリットは以下のとおりです。

  • 無料のプランから用意されている
  • クラウドでデータ管理・マルチデバイス対応
  • 超使いやすいUI
  • ドキュメントが多機能
  • 豊富なテンプレート
  • 他サービスとの連携
  • 有料じゃないと機能が足りない
  • プロジェクト管理の用途としては難しい
  • 他サービスとの連携不足

初めて使う人でもすぐに使い方がわかるのが、Evernote Businessの魅力です。

日本では11年以上、ドキュメント管理ツールでは代表するソフトがEvernote Businessです。

より多くに使ってもらうには、うってつけの情報管理ツールです。

公式サイト

https://www.evernote.com/

 

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この記事を書いた人

すいみんのアバター すいみん フリーランスデザイナー

技術的なことが好きなゲームのお仕事をしているCGデザイナーです。 月間27万pvの当ブログ『CGメソッド』運営

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