「表計算ソフトは何を使っていますか？」こう聞けば、多くの人が『Excel』と答えると思います。
私もそうでしたが、最近私の会社では『Excel』ではなく、『Googleスプレッドシート』というものを使っております。
『Googleスプレッドシート』も表計算ソフトなので、『Excel』と同じよう使えるのですが、実は『Excel』よりもかなり便利な機能が備わっております。
こちらの記事では、『Excel』ではなく、『Googleスプレッドシート』を使うメリットやデメリット、私の会社での使用例なんかをご紹介していきたいと思います。
Googleスプレッドシートを使うメリット
まずはGoogleスプレッドシートのメリットを見ていきましょう。
①完全無料で使える
Microsoft office はザックリ3万円程度しますが、Googleスプレッドシートはなんと無料。
『Gmail』や『Googleカレンダー』のように、Googleアカウントさえ持っていれば、誰でも無料で使うことができます。
②データの共有や同時に編集できる
Googleスプレッドシートはオンラインアプリケーションなので、データの共有がとても簡単です。これがほんっとうに便利。
新規ドキュメントごとにURLが割り振られるので、他の人に共有したいときにはそのURLだけ送れば、他の人も簡単に見ることができます。
さらに1つのスプレッドシートを複数人で同時編集することもできるので、『今からファイルを編集したいけど、共有している他の誰かが編集していて操作できない…』なんていうこともありません。
③こまめに自動保存され、編集履歴から復元もできる
Googleスプレッドシートでは、編集を加えるごとにこまめに自動保存されますので、編集途中でデータがトんでしまうことがありません。
さらに、編集履歴をさかのぼり任意の地点まで編集を戻すことができるので、誤って上書き保存をして困ってしまったなんてことはありません。
Googleドライブへ保存されるのでどこでも閲覧・編集ができる
Googleスプレッドシートで作成したデータは、自動的にGoogleドライブに保存されます。
ですので、わざわざ会社に行かないでも自宅や外出先、スマホからでもデータにアクセスすることができます。
私も現在はテレワークをしておりますが、必要なデータは全てGoogleドライブ上にあるので、困ることはありません。
Googleスプレッドシートを使うデメリット
続いて、Googleスプレッドシートのデメリットを見ていきましょう。
最初は慣れが必要
GoogleスプレッドシートはExcelとツールバーなどが異なりますので、普段からMicrosoftのExcelを使っている人は、少し慣れが必要になります。
ただ、Googleにより厳選されたツールがメインバーに設置されているので、慣れればGoogleスプレッドシートの方が使いやすいです。
セキュリティリスク
Googleドキュメントを利用する上で、最も気をつけたいのが人為的なミスによる情報漏洩です。
データの共有が簡単なため、共有URLの誤送信や共有設定を間違わないようにしましょう。
具体的には、重要なデータを使用する場合には、リンクの共有を『制限付き』にすると良いでしょう。
さらに、コワーキングスペースなどの共有端末で利用をした場合には、ファイルの削除や、サイトの履歴やキャッシュの削除を忘れないようにしましょう。
ファイルサイズがすごく重いデータだと、処理が遅い
Excelは自身のPC上で処理をしますが、GoogleスプレッドシートはGoogleのサーバー上で処理したデータを返してきます。
ですので、スプレッドシートのファイルサイズが大きすぎると、処理が遅くなります。
回避策として、オフラインで処理するようにすればPC上で処理となりますので、あまりにも処理が進まない場合はオフライン作業も検討しましょう。(PCの処理速度が遅ければ意味ないですが…)
私の会社での利用シーン
それでは、Googleスプレッドシートの特徴を生かした、私の会社での利用シーンをご紹介します。
日々の実績管理に！
私の会社のインサイドセールスチームでは日々の実績管理にGoogleスプレッドシートを使っています。
チームメンバーは、個々にその日の活動内容や実績を１つのGoogleスプレッドシートに入力していきます。
チームメンバーが20人少々いますが、『同時編集』の機能があるので『誰かが編集しているから自分が編集できない』なんてことがありませんので、各々余計なことに取られる時間が最小限で済みます。
シフト管理
スケジュール管理にもスプレッドシートは使えます。
シフト勤務などでどの時間帯に何人入っているかの確認も一目でできます。
最新のシフト状況をメンバー全員で共有できるので、メンバー同士でスケジュール調整をするのも楽ですね。
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